Trello para estudiantes: Manual de Bolsillo

La educación ha cambiado muchísimo en los últimos años. Si tienes un computador, tablet, o teléfono inteligente conectado a Internet, las posibilidades que tienes como estudiante son prácticamente ilimitadas. No sólo están los recursos para la investigación y el aprendizaje, sino las herramientas de comunicación, de organización de proyectos, de gestión de equipos, entre otros. En este manual te quiero dar recomendaciones para integrar el servicio de organización Trello a tu rutina de estudios, lo que podría mejorar tu desempeño en clases, ahorrarte tiempo y hacerte más organizado.

Si lo deseas, puedes descargar este manual para consultarlo cuando quieras.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta de gestión de tareas colaborativa que organiza tus proyectos en tableros y agrupa las tareas por columnas. Trello se basa en un modelo freemium, sus características básicas son gratuitas para todos, pero algunas funciones más potentes y extras (como las pegatinas), requieren suscripción. Para lo que queremos, sin embargo, las opciones gratuitas son más que suficientes.

Armando tu grupo de trabajo

Trello promueve la creación de grupos de trabajo (aunque luego sólo estés tu en el grupo) para acceder a los accesorios especiales que trataremos más abajo. Para crear un nuevo equipo, toca el botón “+” en la esquina superior derecha de tu escritorio principal y luego selecciona Crear grupo personal. Al terminar verás el grupo listado en el escritorio.

Trello equipos

Si sólo eres tu, no hay problema, ya formas parte del grupo desde el inicio. Si quieres agregar otros miembros sólo haz click en Miembros al lado del título del grupo y luego oprime el botón verde Invitar por correo electrónico. Los miembros del equipo tendrán que crear su cuenta en Trello y serán agregados al equipo.

Organizando las tareas

Para crear un nuevo tablero basta con hacer click en el botón “Crear un tablero nuevo”. De inmediato serás trasladado a una nueva ventana con una pizarra completamente vacía. Haciendo click en ··· Mostrar menú a la derecha podrás ver todas las opciones como invitar miembros, cambiar el color de fondo, las pegatinas (el primer pack es grátis, el resto requieren suscripción Gold o Business), las etiquetas y más.

Trello_nuevo_tablero

Si deseas crear una nueva columna, haz click en crear nueva lista. Ponle un nombre, el que gustes, y luego pulsa Añadir una tarjeta para agregar una tarea. Mi recomendación es que, al menos para empezar, crees tres columnas llamadas Por Hacer, En Progreso y Completadas, seguidas de cualquier otra que se te ocurra. Esa sería una distribución básica mientras te familiarizas con el servicio.

Trello_tableros

Todo el poder de las tarjetas

Las tarjetas o fichas son el músculo de Trello. Cada una lleva un nombre y una descripción. Al hacer click sobre una también puedes ver y ajustar otros parámetros para hacerla más específica. Ahí puedes agregar nuevos miembros, etiquetar la tarea, agregar una lista de verificación, configurar una fecha de vencimiento y hasta subir archivos de texto, audio o fotos.

Cada miembro del equipo involucrado en el proyecto puede comentar en la tarjeta y adjuntar otras relacionadas, mientras que los miembros directamente asociados a esa tarjeta recibirán una notificación por correo electrónico para que estén al tanto de los cambios. Por último, en el historial de actividad, el grupo podrá ver todos los cambios que se han hecho a esa ficha en específico.

Si algún miembro involucrado cambió el estado de la tarea (digamos, empezó a trabajar en una tarea pendiente asignada a él), podrá mover la ficha de una columna a la otra, para hacer saber al resto del equipo que ya está trabajando en ella.

Trello_detalles_tarjeta

Accesorios superpoderosos

Para ser un servicio basado en el modelo freemium, Trello es bastante generoso con sus usuarios gratuitos. Los grupos de trabajo gratuitos tienen acceso a Potenciadores y Pegatinas grátis, aunque limitados. Pero esos accesorios son suficientes para dar vida a tus proyectos.

Trello_stickers

Cada tablero en un equipo puede utilizar el juego básico de pegatinas y un Potenciador completamente grátis. En cuanto a los últimos, te sugiero darle un vistazo a los Campos Personalizados (Custom Fields) y a la integración con Dropbox. Aunque hay una gran cantidad de opciones disponibles.

Los campos personalizados te dejan agregar otros campos a la tarjeta aparte de los presentes. ¿Una casilla de verificación para completar un proyecto? ¡Hecho! ¿Un campo de texto para anotar la papelería que tiene las fotocopias más económicas? ¡Seguro! Lo único que necesitas es expandir el menú y abrir la opción Power Ups y activar Custom Fields. Luego, podrás configurar los campos desde las tarjetas.

Trello_campos_personalizados

La integración con Dropbox, por su parte, permite a los usuarios adjuntar archivos directamente desde Dropbox, sin mucho trámite. El documento o imagen integrado podrá ser visualizado dentro del mismo tablero o descargado, si así se prefiere.

Limpiando un poco

Una vez que tu columna de tareas completadas se ha hecho grandecita, o que algún elemento fue suspendido, en la vista de detalles tienes la opción para archivar el elemento. El archivo o incluso eliminarlo. Sin embargo, en mi opinión (y la de Trello), eliminar una tarjeta es contraproducente. Siempre llegará el momento en que quieras volver a revisar información pasada y el archivo estará ahí disponible, sin molestar, ni ocupar espacio.

Y ya está… Eso es todo. Con esta sencilla guía ya tienes los conocimientos suficientes para empezar a probar Trello en tu día a día. En lo personal, lo estoy utilizando para gestionar las entradas de mi blog, el podcast y las secciones especiales y estoy contento con el resultado.

¿Tienes alguna pregunta o sugerencia? Recuerda que puedes expresarte en los comentarios, por medio de nuestros canales en twitter y facebook o por correo electrónico a contacto@juguetesyletras.com.ve.